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Qu'est-ce qu'un formulaire de HANKO?
Tout d’abord, je vais expliquer les grandes lignes du formulaire d’enregistrement du HANKO.
Enregistrez HANKO auprès du Bureau des Affaires Juridiques
Un HANKO est un document utilisé pour enregistrer un HANKO d'entreprise, connu sous le nom de « sceau représentatif », qui a la plus haute importance dans une entreprise, auprès du bureau des affaires juridiques qui a juridiction sur la région où se trouve la société. Cela ressemble à l'image d'un individu enregistrant un sceau enregistré auprès d'un gouvernement local, et dans le cas d'un sceau enregistré d'une société, il est stipulé qu'il doit être enregistré auprès du Bureau des affaires juridiques. De plus, en enregistrant un HANKO d'entreprise auprès du Bureau des affaires juridiques, un HANKO peut être délivré pour le HANKO enregistré. Concernant le « sceau représentatif » à enregistrer, même s'il y a plusieurs représentants de la société, il n'y a aucun problème à enregistrer un seul sceau représentatif. Toutefois, si vous souhaitez enregistrer des HANKO pour plusieurs représentants, vous devrez soumettre un HANKO différent pour chaque représentant.
Types de HANKO d'entreprise
Formulaire de notification HANKO et certificat HANKO
Cas dans lesquels il est nécessaire de présenter un formulaire d'enregistrement de HANKO
Lors de la création d'une entreprise
Le premier cas est celui de la création d’une entreprise. En effet, conformément à la loi sur l'enregistrement commercial, lors de l'accomplissement des procédures d'enregistrement d'une entreprise, vous devez présenter le HANKO qui sera utilisé comme sceau d'entreprise. Un HANKO sera délivré lors de l'enregistrement, le HANKO à soumettre doit donc être le sceau représentatif, qui est le sceau enregistré de la société. À proprement parler, il est possible d'enregistrer un autre HANKO d'entreprise, mais il existe un risque de falsification ou d'utilisation non autorisée. Par conséquent, le sceau du représentant de la société est apposé sur le HANKO et soumis. De plus, depuis le 15 février 2021, lors de la demande d'enregistrement d'une entreprise en ligne, la soumission d' un HANKO est devenue facultative, ce qui signifie que l'obligation d'enregistrement a été supprimée. Toutefois, pour les démarches effectuées aux guichets ou par courrier, il reste obligatoire de présenter un formulaire d'enregistrement du HANKO. Même si la notification au moment de la demande en ligne devient facultative, il existe de nombreux cas où un HANKO est requis, il ne fait donc aucun doute qu'il le sera ultérieurement. Si vous postulez en ligne, il n'y a aucun problème même si cela ne se fait pas en même temps que l'inscription, mais veuillez effectuer la procédure de notification ultérieurement.
Lors du changement de HANKO
Le deuxième cas est celui du changement de HANKO enregistré. Concrètement, cela se produit lorsque le représentant d'une entreprise démissionne et qu'un nouveau représentant entre en fonction, lorsque le sceau représentatif de l'entreprise qui a fait la notification est perdu, ou lorsque le sceau représentatif de l'entreprise qui a fait la notification est endommagé, etc. Dans les deux cas, vous devrez passer par la procédure de refermeture. Préparez un HANKO pour le sceau enregistré de la nouvelle société, le sceau personnel du représentant et le sceau enregistré de la personne physique, et effectuez la procédure de changement de sceau au Bureau des affaires juridiques qui a juridiction sur l'adresse de l'entreprise. Le HANKO et le formulaire de notification de changement de sceau sont le même document, vous pouvez donc changer de sceau en suivant les mêmes procédures que lors de la création d'une entreprise.
Lors du déménagement du siège social
Le troisième cas est celui où vous déménagez votre siège social. À proprement parler, des démarches sont requises lorsque vous quittez le ressort du Bureau des affaires juridiques qui relève de votre ancienne adresse. Vous devrez effectuer une nouvelle procédure de notification de HANKO auprès du Bureau des Affaires Juridiques compétent pour l'adresse à laquelle votre siège social sera relocalisé. Cependant, lors de la soumission d'un formulaire de notification au nouvel emplacement, le sceau personnel ou le certificat HANKO du représentant n'est pas requis. Puisqu'il n'y a aucun changement dans les informations enregistrées, la procédure peut être complétée par la simple apposition du sceau du représentant et du sceau de la personne physique sur le formulaire de notification. Néanmoins, si le représentant est changé et que le siège social est déplacé en même temps, les informations enregistrées du représentant changeront, de sorte que le sceau personnel et le certificat de HANKO du nouveau représentant seront requis.
Lors de la liquidation d'une entreprise
Le quatrième cas est celui de la liquidation d’une entreprise. La raison en est que lorsqu’une entreprise est liquidée, un liquidateur agit en tant que représentant de l’entreprise. Normalement, le sceau représentatif qui a été utilisé pour la notification est remplacé par celui du liquidateur et le HANKO est soumis en même temps que l'enregistrement de la dissolution.
Comment rédiger un formulaire de HANKO
Je vais vous expliquer comment rédiger un formulaire de notification de HANKO. Vous pouvez également consulter le HANKOici .
Champ de tampon en haut à gauche
En haut à gauche du formulaire de notification, se trouve un champ à remplir, entouré d'un grand cadre, où sera apposé le sceau du représentant de la société effectuant la notification. L’empreinte de votre sceau sera enregistrée telle quelle, alors assurez-vous d’apposer soigneusement votre sceau afin qu’il laisse une empreinte claire. À propos, la taille du sceau représentatif pouvant être enregistré doit être supérieure à 1 cm et inférieure à 3 cm de chaque côté. Lorsque vous demandez à un professionnel de créer un sceau représentatif, veillez à ne pas vous écarter de la taille spécifiée.
Déposant du HANKO
En haut à droite du formulaire de notification se trouve un champ permettant de saisir les informations sur l'entreprise et les informations sur le représentant. Remplissez le Shop Name et l'adresse du bureau de l'entreprise, sélectionnez le poste approprié du représentant et remplissez les informations du représentant. Lors de la création d’une nouvelle entreprise, aucun numéro d’entreprise n’est attribué, vous pouvez donc le laisser vide. De plus, lorsqu'une nouvelle entreprise est créée, il n'y aura pas de carte de HANKO, cochez donc « La carte de HANKO ne sera pas héritée ». Si vous souhaitez hériter de HANKO en raison d'un déménagement de votre siège social, etc., veuillez saisir HANKO et les informations de votre prédécesseur.
Informations sur le notifiant et colonne de sceau en bas à droite
Enfin, remplissez les informations du notifiant et apposez le sceau personnel du notifiant dans la colonne du sceau en bas à droite. Cochez « Demandeur de HANKO» dans la colonne Notifiant.
Lorsqu'un représentant fait une notification
Si un mandataire agit à titre de déposant, cochez la case « mandataire » dans la colonne du déposant, remplissez les renseignements personnels du mandataire et apposez le sceau du mandataire. Veuillez remplir les informations concernant le mandataire dans la colonne « Procuration » en bas du formulaire. Veuillez noter que le sceau du délégant doit être apposé dans la colonne du sceau du délégant.
Si la société a un sceau représentatif
Si une société telle qu'une société à responsabilité limitée fait office de représentant de la société, entrez l'adresse, le Shop Name et le nom de la société représentative dans la colonne du nom de la personne soumettant le HANKO . Remplissez l'adresse, le titre et le nom de la société représentative dans l'adresse du notifiant et apposez le sceau du représentant de la société représentative.
Le certificat de HANKO peut être utilisé
Pour enregistrer une entreprise, il est nécessaire de présenter des certificats HANKO pour tous les administrateurs, mais si vous les joignez également au formulaire de notification HANKO, les documents à soumettre seront dupliqués. En cochant la case « …Utiliser les informations jointes au formulaire de demande d'inscription » inscrite en marge du formulaire de notification, il est possible de déposer en une seule fois l'attestation HANKO personnelle de chaque administrateur.
Demande en ligne de formulaire d'enregistrement de HANKO
Vous pouvez également demander un HANKO en ligne.
Avantages de la candidature en ligne
L’avantage de faire une demande de notification en ligne est que vous pouvez effectuer la procédure sans vous rendre au Bureau des Affaires Juridiques. Sous la loi précédente, les procédures étaient effectuées soit en s'adressant directement au Bureau des affaires juridiques, soit par courrier, mais le Bureau des affaires juridiques a des horaires d'ouverture limités et l'envoi par courrier peut prendre du temps si les documents sont incomplets. En raison de l'influence du coronavirus, on a tendance à éviter les procédures en personne, de sorte que la demande de candidatures en ligne qui ne nécessitent pas de visite en personne et qui prennent du temps augmente.
Comment postuler en ligne
La demande en ligne d'un formulaire d'enregistrement de HANKO peut être complétée en trois étapes suivantes.
- Création HANKO: Téléchargez et imprimez le HANKO sur le site Web du ministère de la Justice.
- Octroi d'un certificat électronique : convertissez le formulaire de notification estampillé du sceau du représentant de la société en fichier PDF et obtenez un certificat électronique.
- Candidature en ligne : Postulez en joignant le formulaire de notification accompagné des documents de demande d'inscription de « Registration Net ».
Points à noter lors de la candidature en ligne
Enfin, veillez à bien vérifier les points à noter lors de votre candidature en ligne.
Effectuer avec l'inscription
La demande en ligne pour le HANKO repose sur l'hypothèse que la demande a été demandée pour l'enregistrement en ligne. Veuillez noter qu'il est nécessaire de demander un HANKO en même temps que l'inscription en ligne, ou en même temps que l'inscription en ligne est complétée.
Préparation requise avant l'application
Pour postuler en ligne, vous devrez vous inscrire sur le système et obtenir un certificat électronique. Si vous n’êtes pas doué pour travailler en ligne, cela pourrait vous poser des problèmes. Registration Net dispose d'un bureau d'assistance, veuillez donc vérifier avec eux par téléphone ou par e-mail pendant que vous poursuivez le processus.
résumé
Nous avons expliqué le HANKO requis pour la création d'une entreprise. Il existe certains cas où une notification n'est pas requise au démarrage d'une candidature en ligne, mais de nombreuses transactions nécessitent un certificat de HANKO, il n'est donc probablement pas possible d'éviter une notification. Veuillez utiliser cet article comme référence pour procéder à la HANKO.
