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Il existe un « sceau enregistré d'entreprise » comme HANKO nécessaire à la création d'une entreprise. En plus du moment de la création de l'entreprise, un sceau d'entreprise est utilisé pour les contrats importants pour indiquer l'intention du représentant.
Cependant, il n'est pas possible d'apposer un sceau enregistré sur les documents délivrés quotidiennement, tels que les reçus. Une utilisation fréquente augmente le risque de vol ou de contrefaçon. Par conséquent, il est important de préparer plusieurs HANKO d’entreprise pour chaque rôle et de les utiliser différemment pour chaque objectif.
Cet article présente les types et les rôles des HANKO requis pour la création d’une entreprise. Nous vous expliquons également les précautions à prendre lors de son utilisation et que faire en cas de perte, merci de vous y référer.
- HANKO requis pour la création d’une entreprise
- Étapes pour enregistrer le sceau enregistré de votre entreprise auprès du Bureau des affaires juridiques
- Comment obtenir un certificat de HANKO
- Dernières informations sur l’enregistrement des HANKO
- Points à noter lors de l’utilisation des HANKO d’entreprise
- Si vous perdez le HANKO de votre entreprise
- résumé
HANKO requis pour la création d’une entreprise
Il existe quatre types de HANKO qui doivent être préparés lors de la création d’une entreprise : un sceau de société enregistré (sceau de représentant/sceau de bureau), un sceau de banque, un sceau de société et un tampon en caoutchouc. À proprement parler, la procédure ne pose aucun problème tant que vous disposez d'un sceau d'entreprise, mais plus vous l'utilisez fréquemment, plus le risque de falsification ou d'abus est grand. Afin de diversifier les risques et d’améliorer l’efficacité opérationnelle, il est recommandé de les utiliser différemment selon le rôle.
Sceau d'entreprise (sceau représentatif, sceau de position)
Le sceau d’entreprise est le HANKO le plus important requis pour la création d’une entreprise. On l'appelle également « sceau représentatif » car il indique publiquement les décisions et décisions d'un représentant de l'entreprise, et « sceau rond » pour le distinguer des autres HANKO en raison de la forme du sceau. Les HANKO sont utilisés dans des situations d'entreprise importantes telles que les contrats commerciaux entre sociétés, les transactions immobilières et les transactions de certificats d'actions. Ils doivent donc être gérés avec soin pour éviter toute falsification et abus. De plus, afin d'utiliser le HANKO créé comme sceau d'entreprise valide, il doit être enregistré auprès du Bureau des affaires juridiques. Il n'y a pas de réglementation spécifique pour l'enregistrement, mais il est stipulé que la taille doit s'inscrire dans un carré d'un côté de 1 cm ou plus et de 3 cm ou moins.
sceau de banque
Un sceau bancaire est un HANKO d'entreprise qui est soumis à une institution financière pour être utilisé lors de l'ouverture d'un compte bancaire ou de la conclusion de transactions financières. Il n’y a aucun problème pratique à utiliser un sceau d’entreprise comme sceau bancaire, mais s’il est perdu ou volé, il existe un risque élevé qu’il soit utilisé à mauvais escient. L'avantage de séparer les sceaux est que vous pouvez procéder efficacement à votre travail en les divisant par HANKO, mais cela a aussi le sens de diversifier les risques. Quant à la gestion, veillez à les stocker dans des endroits distincts.
Sceau d'entreprise (cachet carré)
Un sceau d'entreprise est un HANKO d'entreprise utilisé pour tamponner les documents utilisés dans les activités quotidiennes tels que les factures, les reçus et les devis. Il a la signification d'un document officiel délivré par une entreprise et est parfois appelé « sceau carré » en raison de la forme du sceau. Un sceau d'entreprise agit comme un sceau personnel, il existe donc des cas où des copies sont faites et utilisées par le responsable de chaque succursale ou service. Bien qu'il soit utilisé plus fréquemment et soit moins important que le sceau de l'entreprise, il représente un document officiel délivré par l'entreprise, il doit donc être géré avec soin.
tampon en caoutchouc
Les tampons en caoutchouc, également appelés tampons d'adresse, sont des HANKO en caoutchouc sur lesquels sont gravées des informations sur l'entreprise telles que l'adresse, le nom de l'entreprise et le TEL . Il peut être utilisé à des fins très diverses, non seulement pour les informations sur les sociétés d'enregistrement, mais également comme tampon d'acceptation pour indiquer des éléments tels que « Citation incluse » et « À manipuler avec soin », ainsi que pour la communication concernant les documents. tels que « Urgent » et « Payé ». Il s'agit d'un HANKO pratique qui peut être utilisé pour tamponner des documents difficiles à imprimer, des documents reliés et des enveloppes scellées. Il n'y a aucune différence dans l'écriture manuscrite, peu importe qui appuie dessus, et il est possible de procéder au travail plus rapidement et plus proprement qu'en écrivant à la main.
Étapes pour enregistrer le sceau enregistré de votre entreprise auprès du Bureau des affaires juridiques
Nous vous expliquerons comment enregistrer le sceau enregistré de votre entreprise auprès du Bureau des Affaires Juridiques.
Raisons de l'enregistrement d'un sceau d'entreprise
Pour qu'un HANKO soit valable en tant que sceau d'entreprise, il doit être enregistré auprès du Bureau des affaires juridiques. En d’autres termes, si un HANKO non enregistré auprès du Bureau des affaires juridiques est utilisé dans un contrat entre sociétés, le contrat ne peut pas être légalement conclu. Afin de prouver publiquement et objectivement que le sceau estampillé est l'intention de l'entreprise, il est nécessaire d'enregistrer le HANKO que vous avez créé auprès du Bureau des Affaires Juridiques. Normalement, le sceau enregistré d'une société est enregistré auprès du Bureau des affaires juridiques en même temps que la constitution.
préparer un HANKO
La première étape consiste à préparer un HANKO à enregistrer au Bureau des affaires juridiques. La chose importante à garder à l’esprit lors de la préparation HANKO est sa taille. Le Bureau des affaires juridiques stipule que les HANKO pouvant être enregistrés en tant que sceaux d'entreprise doivent tenir dans un carré de 1 cm de côté ou plus et de 3 cm ou moins. Il n’y a pas d’autres réglementations, alors faites attention à la taille. Généralement, le nom de l'entreprise, le nom commercial et l'intitulé du poste sont gravés à l'intérieur d'un cadre rond d'un diamètre de 18 mm ou 21 mm. De plus, la forme du HANKO est de type cercle en pointillés qui est facile à tenir, et la police du timbre est souvent une police de sceau légèrement déformée.
Enregistrez HANKO
Une fois la production du sceau de l'entreprise terminée, nous l'enregistrerons auprès du Bureau des Affaires Juridiques. Lors de votre inscription, vous devez apporter trois éléments : le sceau enregistré de l'entreprise, le sceau enregistré de la personne physique et le certificat HANKO de la personne physique (délivré dans les 3 mois). Remplissez les informations sur l'entreprise et apposez le sceau enregistré de l'entreprise sur le HANKO, remplissez les informations du représentant et apposez le sceau de la personne en question, et soumettez-le au comptoir avec le certificat HANKO de la personne. Si vous demandez HANKO auprès d'un représentant, vous pouvez vous inscrire même si vous n'êtes pas la personne en question en remplissant les informations du représentant et les informations de procuration dans la section « Procuration » du formulaire de notification et en apposant un sceau enregistré. Je suis.
Délivrer une carte de HANKO
Une fois que vous avez terminé l' HANKO du sceau enregistré de votre entreprise, vous devez également demander la délivrance d'une carte de HANKO . En effet, une carte de HANKO est requise pour délivrer un certificat de HANKO d'entreprise. Bien qu'une carte de HANKO ne soit pas toujours nécessaire pour créer une entreprise, elle peut devenir nécessaire à un moment donné, car vous devrez peut-être présenter un certificat HANKO ainsi que le sceau enregistré de l'entreprise lors de l'ouverture d'un compte bancaire ou de la conclusion de contrats importants. aussi une carte à venir. C'est une bonne idée de demander une carte en même temps que l'enregistrement du sceau enregistré de votre entreprise.
Comment obtenir un certificat de HANKO
Il existe quatre manières d'obtenir un certificat de HANKO: au comptoir du Bureau des affaires juridiques, via un automate de demande, par courrier et en ligne.
Bureau des affaires juridiques
La méthode générale pour l'obtenir est de l'obtenir directement au guichet du bureau des affaires juridiques compétent. Remplissez les informations sur l'entreprise, les informations du représentant et le numéro de la carte de HANKO sur le formulaire de demande de certificat d'enregistrement de HANKO , et soumettez les timbres pour les frais et la HANKO ensemble au comptoir. Fondamentalement, la demande est faite par le représentant de la société, mais il est possible de faire une demande au nom de la société, tout comme au moment de l'immatriculation.
Machine de demande de délivrance de certificat
Certains bureaux des affaires juridiques disposent de machines de demande de délivrance de certificats, qui peuvent également être utilisées pour délivrer des certificats de HANKO d'entreprise. Il n'est pas nécessaire de remplir un formulaire de demande, vous pouvez donc obtenir le certificat en une seule fois au lieu de devoir vous présenter deux fois au guichet pour faire la demande et le recevoir. La procédure consiste à insérer la HANKO dans l'appareil et à saisir la date de naissance du représentant pour compléter la réclamation. Achetez des timbres fiscaux pour payer les frais et payez lorsque vous recevez le certificat au comptoir.
Les certificats de HANKO peuvent également être obtenus par courrier. Remplissez le formulaire de demande de certificat d'enregistrement de HANKO avec les informations requises, les timbres fiscaux pour les frais requis pour le nombre d'exemplaires émis, une enveloppe de retour et les timbres pour les frais d'expédition, ainsi que la carte de HANKO d'entreprise dans une enveloppe et envoyez-la par la poste au Bureau des affaires juridiques. Il n’est pas nécessaire de vous présenter au guichet, mais soyez prudent car des informations manquantes engendreront une perte de temps importante. Puisqu'il s'agit d'un moyen d'envoyer du matériel important, nous vous recommandons de l'envoyer par courrier recommandé, où vous pourrez vérifier l'état de livraison.
en ligne
Le moyen le plus simple d’obtenir un certificat de HANKO est de faire une demande en ligne. Avec les services en ligne, une fois inscrit au service, vous n'avez pas besoin de remplir une demande à chaque fois que vous demandez des informations, et comme HANKO est enregistré dans les informations de votre compte, vous pouvez postuler même si vous n'avez pas votre carte à portée de main. Enregistrez les informations spécifiées dans « URL du système de demande de dépôt en ligne » et payez les frais en utilisant les services bancaires en ligne.
Dernières informations sur l’enregistrement des HANKO
Jusqu'à présent, l'enregistrement HANKO était une obligation légale lors de la création d'une société, mais depuis le 15 février 2021, l'obligation d'enregistrer un HANKO a été supprimée. La raison en est de déplacer l’enregistrement en ligne des créations d’entreprises et de populariser les signatures électroniques. Cependant, même si ce n'est plus obligatoire, nous vous recommandons d'enregistrer HANKO. En effet, en réalité, les signatures électroniques sont peu répandues. De nombreuses entreprises et institutions financières exigent encore une preuve d’HANKO lors de la signature de contrats importants. Actuellement, un certificat d’enregistrement de HANKO n’est pas requis uniquement pour l’enregistrement en ligne d’une entreprise.
Points à noter lors de l’utilisation des HANKO d’entreprise
Voici quelques éléments à garder à l'esprit lors de la manipulation des HANKO d'entreprise.
Les HANKO Sanmon sont dangereux
Les HANKO à trois lettres disponibles dans le commerce peuvent également être enregistrés en tant que sceaux d'entreprise, mais nous vous déconseillons fortement de les utiliser. En effet, le risque de contrefaçon et d'utilisation abusive est extrêmement élevé. Les HANKO de la taille d'un sanmon sont produits en série, il est donc facile d'en préparer des similaires. Obtenez un HANKO original sculpté à la main pour que tout le monde puisse voir la différence.
Tamponner une procuration vierge est dangereux
Évitez de tamponner une procuration vierge sans renseigner les détails de la délégation ni le nom du mandataire, car cela présente des risques. En effet, il existe un risque que l'agent puisse falsifier le contenu sans autorisation. Un sceau d'entreprise certifie officiellement les intentions et les décisions d'un représentant de l'entreprise.
Si vous perdez le HANKO de votre entreprise
Découvrez quoi faire si vous perdez le HANKO de votre entreprise.
- Sceau de l'entreprise : Déposer une notification de changement de sceau au Bureau des Affaires Juridiques. Un nouveau sceau enregistré, le sceau personnel du représentant et un HANKO de sceau personnel sont requis.
- Carte de HANKO: Déposer une notification de suppression au Bureau des affaires juridiques et demander la délivrance d'une nouvelle carte de HANKO.
- Sceau bancaire : nous informerons la banque que nous souhaitons arrêter les transactions utilisant le HANKO actuellement enregistré. Nous reviendrons sur la procédure d'enregistrement pour un nouveau HANKO.
- Sceau de l'entreprise : Nous préparerons un nouveau HANKO. Il n'y a pas de procédures définies, mais s'il y a un risque de problème, veuillez contacter les autorités compétentes.
résumé
Nous avons expliqué le HANKO requis pour créer une entreprise. Bien que l'enregistrement du HANKO soit passé d'obligatoire à facultatif en raison de révisions juridiques, c'est toujours une bonne idée de continuer à enregistrer votre HANKO. Nous espérons que cet article vous sera utile concernant la gestion des HANKO d’entreprise.
