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Dans cet article, nous expliquerons les grandes lignes du sceau représentatif et comment le créer. Actuellement, les HANKO tels que les HANKO électroniques sont numérisés et convertis en données, mais légalement, un sceau représentatif numérisé ne peut pas remplir son rôle initial de sceau représentatif. Aujourd’hui encore, le sceau représentatif est le seul HANKO au sein d’une entreprise qui ne peut être dupliqué. L'article explique également comment gérer votre sceau représentatif et que faire si vous le perdez, veuillez donc vous y référer.
Qu'est-ce que le sceau représentatif ?
Un sceau représentatif est un HANKO utilisé pour indiquer publiquement la décision du représentant d'une entreprise. Il est créé lors de la création d'une entreprise et constitue également le HANKO qui est enregistré lors de l'inscription au Bureau des affaires juridiques, de sorte que toutes les entreprises en sont propriétaires. On peut dire qu'il s'agit du HANKO le plus faisant autorité au sein d'une entreprise, car il est utilisé à des étapes importantes de la gestion de l'entreprise, comme lors de la création d'une entreprise, de la conclusion d'un contrat et du dépôt d'un rapport auprès d'un bureau gouvernemental.
Scènes dans lesquelles le sceau représentatif est utilisé
Nous présenterons les scènes dans lesquelles le sceau représentatif est utilisé.
- Estampillage lors de l'établissement ou de la modification d'un règlement intérieur, par exemple lors de la création d'une société, d'un changement de dirigeants ou d'une demande de changement d'enregistrement.
- Tamponnage lors de la demande et du renouvellement de permis auprès des bureaux du gouvernement
- Sceau sur le contrat conclu par l'entreprise
- Cachet lors de la délégation de travaux à un expert, etc.
- Estampillage lors de l'émission d'actions et de l'achat et de la vente de biens immobiliers
En passant, bien qu'il s'agisse d'un sceau représentatif, il n'est pas nécessaire de changer le HANKO même si le représentant de l'entreprise change. En effet, le nom du représentant n'est pas gravé sur le sceau du représentant. C'est simplement une manière de montrer au monde extérieur la prise de décision du « représentant de l'entreprise ». De plus, simplement parce qu'il s'agit d'un HANKO d'entreprise, il n'est pas nécessaire d'apposer le sceau du représentant sur des documents sans importance de l'entreprise. Lors de l'émission de factures ou de reçus, un sceau d'entreprise (cachet carré) est souvent utilisé car il sert de sceau.
Différence avec le sceau de l'entreprise (sceau carré)
Comme mentionné ci-dessus, les sceaux d'entreprise (cachets carrés) sont utilisés pour l'estampillage dans le travail quotidien. Son rôle s'apparente à celui d'un sceau personnel et permet d'émettre des factures, des reçus, des devis, etc. Certaines entreprises créent plusieurs sceaux d'entreprise (cachets carrés) et permettent aux employés, notamment ceux du service comptable, de les utiliser.
- Sceau représentatif : sert de sceau enregistré et doit être enregistré auprès du Bureau des Affaires Juridiques. Le nom et la fonction de l'entreprise sont gravés sur le HANKO, qui est utilisé pour apposer les contrats et les documents soumis aux bureaux du gouvernement.
- Sceau de l'entreprise : sert de sceau et ne nécessite pas d'enregistrement auprès du Bureau des Affaires Juridiques. Le HANKO porte uniquement le nom de l'entreprise gravé et est utilisé pour tamponner les factures et les reçus.
À utiliser avec le sceau de l'entreprise
Un sceau d'entreprise (cachet carré) fait office de sceau, mais si le contrat ne nécessite pas de certificat HANKO, un sceau d'entreprise peut également être apposé et est juridiquement valable. De plus, il est bien entendu possible d'utiliser le sceau représentatif (sceau circulaire), qui est le sceau enregistré de l'entreprise, pour tamponner les reçus et autres documents émis dans le cadre des opérations quotidiennes. Il est toutefois préférable de séparer clairement l’usage du sceau représentatif et du sceau de l’entreprise. En effet, dans un environnement où les salariés peuvent utiliser librement le sceau représentatif comme sceau personnel, il existe un risque qu'il soit falsifié ou retiré. Si le devis est estampillé d'un sceau réel ou si le HANKO sur le contrat est un sceau certifié, l'autre partie peut avoir des doutes et cela peut conduire à une méfiance à l'égard de l'entreprise. Veuillez l'utiliser correctement avec le sceau de l'entreprise.
Utiliser avec un timbre bancaire
Il existe un autre HANKO qui doit être utilisé correctement. C'est un sceau bancaire. Un sceau bancaire est utilisé lors de l’inscription auprès d’une institution financière ou lors d’un retrait dans une banque. Lors de la création d’un jeu de HANKO lors de la création d’une entreprise, il existe de nombreux cas où le jeu comprend un tampon carré et deux tampons ronds. L'un des deux sceaux ronds est un sceau représentatif, tandis que l'autre, un HANKO personnel plus petit, est souvent utilisé comme sceau bancaire, et l'importance des trois HANKO est la suivante : sceau représentatif> sceau bancaire> sceau d'entreprise (sceau carré ), veillez donc à utiliser les sceaux bancaires ainsi que les sceaux d’entreprise.
Comment estampiller le sceau représentatif
Le sceau représentatif est généralement apposé à la fin du document, sur le côté droit du document où sont inscrits le nom, le titre et le nom de l'entreprise. Certaines personnes apposent leur sceau de manière à ce qu'il chevauche le nom ou le nom de leur entreprise, mais selon le contrat, il peut être nécessaire de vérifier le sceau avec un certificat HANKO. C'est une bonne idée de tamponner votre sceau afin que les lettres ne se chevauchent pas afin que vous puissiez comparer le certificat et l'impression de votre sceau. De plus, si le mot « Sceau » est écrit sur le côté droit du nom, du titre ou du nom de l'entreprise, placez le sceau de manière à ce que le « Sceau » soit au centre.
Normes pour les sceaux représentatifs
Lors de la création d'un sceau représentatif, il est nécessaire de respecter deux réglementations stipulées par le Bureau des Affaires Juridiques.
Règles de taille
La première réglementation est la taille. Selon l'article 9, paragraphe 3 du Règlement sur l'enregistrement du commerce, « La taille d' un HANKO ne doit pas correspondre à un carré de 1 cm de côté ou plus grand qu'un carré de 3 cm de côté ». En d’autres termes, le sceau représentatif doit être créé de manière à s’insérer dans un carré de 10 mm ou plus et de 30 mm ou moins. 18,0 mm est courant pour le sceau enregistré d'une entreprise, et 21,0 mm peut être sélectionné si le nom de l'entreprise comporte un grand nombre de caractères.
Dispositions de vérification
La deuxième condition est que cela puisse être vérifié. Conformément à l'article 9, paragraphe 4, du règlement sur l'enregistrement commercial, "les HANKO doivent être adaptés à la vérification". Bien qu’il s’agisse d’une expression abstraite, l’interprétation générale est qu’il s’agit d’un sceau qui peut être HANKO de manière fiable même si la quantité de pression appliquée change ou même après des années. Par conséquent, les timbres fabriqués à partir de matériaux facilement déformables tels que les timbres sur les épaulards et les tampons en caoutchouc, qui peuvent être facilement fabriqués, ne peuvent pas être enregistrés comme timbres représentatifs. En effet, il existe une forte possibilité qu'il se déforme en raison de la force qui lui est appliquée, ou qu'il s'écaille ou se détériore en raison d'une utilisation à long terme. Les matériaux à haute dureté tels que l'ivoire, le buffle, le titane et le bois conviennent aux HANKO. Cependant, il n’existe pas de réglementation stricte concernant la forme du HANKO ou son contenu. Il est possible de graver une abréviation, etc., mais assurez-vous d'écrire quelque chose qui identifie l'entreprise et son représentant.
Points à noter lors de la création d’un sceau représentatif
Nous expliquerons chaque point lors de la création d’un sceau représentatif.
Forme du HANKO
La première chose concerne la forme du HANKO. La forme fait référence à la forme de la poignée du HANKO. Il existe deux types de HANKO, le type rond et le type à barre ronde. Le type Tenmaru a une forme qui se resserre vers le centre, ce qui le rend facile à tenir et lui donne une sensation de solidité. C'est la forme choisie par de nombreux phoques représentatifs. D'autre part, le type à barre ronde a la même forme simple que les sceaux personnels enregistrés et les sceaux bancaires, et si le sceau représentatif est un cercle de dix, de nombreuses entreprises choisissent d'utiliser le type à barre ronde pour les sceaux bancaires comme distinction.
Matériau du joint
La deuxième chose concerne le matériau du HANKO. Comme le stipule le Bureau des Affaires Juridiques, il est nécessaire d'utiliser des matériaux très durables et qui ne se déforment pas en raison de la force appliquée. Les principaux types de matériaux sont l'ivoire, le buffle, le titane et le bois. L'ivoire est depuis longtemps un matériau de tamponnage populaire en raison de sa durabilité et de sa facilité de tamponnage. Le buffle noir et le buffle hollandais sont fabriqués à partir du noyau de corne de buffle, sont très durables et ont une texture unique. Le titane est un métal solide et léger. Le bois a des fibres denses et est dur et collant, ce qui le rend à la fois facile à estamper et durable.
HANKO du joint
La troisième chose concerne la taille du HANKO. Selon les règlements du Bureau des Affaires Juridiques, il doit s'insérer dans un carré de 10 mm ou plus et de 30 mm ou moins, mais il existe deux tailles standards. C'est 18 mm ou 21 mm. Il n'y en a pas un qui soit plus populaire que l'autre, mais 21 mm est une taille plus grande, elle est donc recommandée pour les entreprises avec des noms d'entreprise longs.
Contenu du sceau
Le quatrième problème concerne le caractère contenu de l’impression du sceau représentatif. Le sceau représentatif est divisé en deux parties : un cadre extérieur (palindrome) et un cadre intérieur (lettres moyennes), et il est courant que le palindrome contienne le nom de l'entreprise et la lettre moyenne pour indiquer le titre de l'entreprise.
Police de sceau représentative
Le cinquième point concerne la police du sceau représentatif. Il n’y a pas de réglementation particulière concernant la police, vous êtes donc libre de choisir ce que vous souhaitez. Cependant, trois polices de caractères sont couramment utilisées : « Tensho », « Inso » et « Koin ». Les polices Inso sont les plus difficiles à lire, les polices Seal sont intermédiaires et les polices Koin sont les plus faciles à lire. La police recommandée est la police sceau. En effet, les inconvénients des autres, tels que le kointai étant facile à lire et forgé, et l'insotai étant difficile à lire et difficile à utiliser sans connaître le haut et le bas, peuvent être supprimés avec juste la bonne quantité d'assaisonnement. Je pense que ce serait une bonne idée d’utiliser une police difficile à lire mais néanmoins compréhensible.
Gérer les sceaux représentatifs
Concernant la façon de gérer les sceaux représentatifs, l’astuce pour les gérer efficacement est de « réduire autant que possible l’utilisation des sceaux représentatifs ». Si vous créez un sceau bancaire séparément et incluez le sceau de l'entreprise (sceau carré), vous pouvez réduire la fréquence d'utilisation du sceau représentatif et réduire les chances qu'il soit vu par d'autres. En outre, l’élément important qui accompagne le sceau représentatif est la carte de HANKO. La HANKO est une carte utilisée pour délivrer un HANKO, elle doit donc être gérée séparément du sceau représentatif.
Que faire en cas de perte
Nous vous présenterons ce qu'il faut faire si vous perdez votre sceau représentatif ou votre carte de HANKO.
- J'ai perdu le sceau représentatif... Le Bureau des affaires juridiques traitera le changement de sceau. Premièrement, le sceau représentatif sera aboli, puis un nouveau HANKO sera enregistré comme sceau représentatif.
- Vous avez perdu votre carte de HANKO ... Le Bureau des affaires juridiques supprimera HANKO carte de HANKO et en demandera une nouvelle.
- Perdu les deux... Le Bureau des affaires juridiques supprimera le HANKO et la carte de HANKO, créera un nouveau HANKO, puis enregistrera le HANKO et demandera à nouveau la délivrance de la HANKO.
Il n'y a rien de mal à ne pas le perdre, mais il est important d'en être conscient afin de pouvoir réagir calmement dans le cas improbable d'une urgence.
résumé
Je vais résumer le sceau représentatif.
- Un sceau représentatif est quelque chose qui certifie la prise de décision en tant que représentant d'une entreprise.
- En tant que méthode de gestion, stockez séparément le sceau représentatif, le sceau bancaire, le sceau de l'entreprise (sceau carré) et la carte de HANKO, et réduisez la fréquence d'utilisation du sceau représentatif.
- En cas de sinistre, avertir sans délai le Bureau des Affaires Juridiques et prendre les mesures appropriées.
Le sceau représentatif est le HANKO le plus important d’une entreprise. Tout en gardant à l’esprit une gestion stricte, veillez à réagir sans panique lorsqu’un problème survient. Nous espérons que cet article vous sera utile pour créer et gérer des sceaux représentatifs.
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