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Une facture est un document important utilisé pour demander le paiement de biens et services fournis à des partenaires commerciaux. Certains d'entre vous se demandent peut-être : « Ai-je besoin HANKO sur ma facture ? Lorsqu'on traite des factures, il est désormais essentiel de vérifier si un HANKO est nécessaire et comment le tamponner . La relation entre les factures et les HANKO n’est pas compliquée, c’est donc le bon moment pour en apprendre davantage. C'est pourquoi nous allons cette fois introduire « le fait de mettre un HANKO sur la facture ». Nous expliquons également les HANKO électroniques compatibles avec les factures, merci de vous y référer.
- Revoir les points fondamentaux des factures
- Les factures ont deux rôles
- Il n'est pas toujours nécessaire de HANKO la facture
- Quel est le HANKO approprié à utiliser sur les factures ?
- Points à noter lors de l'utilisation de HANKO sur les factures
- Avantages de l'utilisation de HANKO électroniques pour les factures
- Inconvénients de l'utilisation de HANKO électroniques pour les factures
- résumé
- Produits connexes
Revoir les points fondamentaux des factures
Une facture est un document émis pour demander une compensation pour des services, des produits, etc. Les copies des factures et des factures reçues doivent être conservées pendant une certaine période en tant que documents fiscaux nationaux.
Il n'y a pas de format prédéfini pour les factures et vous pouvez les créer à votre guise. Peu importe la méthode que vous utilisez, comme l'écriture manuscrite ou l'utilisation d'un logiciel. Cependant, pour que vos partenaires commerciaux bénéficient du crédit de taxe à l'achat, vous devez créer une facture comprenant les éléments nécessaires.
De plus, le système de facturation a démarré en octobre 2023 et les éléments nécessaires ont été ajoutés. Lorsqu'une entreprise émettrice de factures émet une facture qualifiée, il est obligatoire d'émettre et de conserver des documents répondant aux exigences de la loi relative à la taxe à la consommation, quel qu'en soit le montant.
Les factures ont deux rôles
Les factures ont deux rôles principaux :
- Rôle de transmission du montant de la facturation aux partenaires commerciaux
- Responsable d'informer les partenaires commerciaux des destinations de paiement, des délais, etc.
Je vais expliquer chacun en détail.
Rôle de transmission du montant de la facturation aux partenaires commerciaux
Les factures ont pour rôle de transmettre le montant facturé aux partenaires commerciaux. En tant que document fiscal national, il a également pour rôle de clarifier le montant réclamé lors du calcul du montant des revenus. Il sert également de base au crédit de taxe en amont pour la taxe à la consommation.
Responsable d'informer les partenaires commerciaux des destinations de paiement, des délais, etc.
Les factures ont pour rôle d’informer les partenaires commerciaux des destinations de paiement, des délais, etc. Il est plus facile d'effectuer des paiements en douceur qu'en communiquant les détails de votre facture verbalement ou par message. De plus, les factures ayant force de loi, elles peuvent être présentées comme preuve de transactions en cas de procès ou autre litige.
Il n'est pas toujours nécessaire de HANKO la facture
Il n'est pas toujours nécessaire de HANKO la facture. Ensuite, vérifiez les points suivants.
- L'ajout HANKO sur la facture augmente la crédibilité.
- Remplissez les éléments qui doivent figurer sur la facture sans la tamponner.
Je vais expliquer chacun en détail.
L'ajout HANKO sur la facture augmente la crédibilité.
Bien qu'il ne soit pas nécessaire d'apposer un HANKO sur une HANKO, il est légalement présumé que la facture a été officiellement émise par l'entreprise qui a apposé le HANKO. Par conséquent, apposer un HANKO augmente la crédibilité. Il existe de nombreux cas où les HANKO sont apposées avec un sceau, car cela augmente la fiabilité par rapport aux factures sans HANKO .
Cependant, comme la facture n'est estimée que par l'entreprise qui l'a émise, elle sera invalidée si le HANKO est contrefait. Toutefois, les fraudes aux HANKO sont rares, car la falsification de factures portant des cachets est passible de lourdes peines d'emprisonnement et d'amendes.
L'effet dissuasif de cette sanction peut également être considéré comme un facteur de crédibilité accru en tamponnant la facture. De plus, comme le tamponnage des factures est une coutume depuis longtemps, certaines entreprises exigent que les factures soient tamponnées.
Notez les éléments qui doivent figurer sur la facture sans la tamponner.
Bien qu'il ne soit pas obligatoire d' HANKO sur la facture, certains éléments doivent être inclus sur la facture. Veuillez vous référer à ce qui suit pour connaître les éléments qui doivent être inclus dans la facture éligible.
- Nom et raison sociale de la société émettrice
- Date de l'opération
- Contenu de la transaction
- Montant de la contrepartie TTC
- Nom ou prénom du destinataire de la facture
Lorsqu'un partenaire commercial demande une facture qualifiée, le demandeur est tenu d'émettre la facture. De plus, s'il y a des lacunes dans le contenu du document délivré, il vous sera demandé de le refaire, alors n'oubliez pas de remplir les éléments ci-dessus.
Quel est le HANKO approprié à utiliser sur les factures ?
Veuillez vérifier les points suivants concernant le HANKO que vous utilisez sur votre facture.
- Le HANKO utilisé pour les factures est généralement un sceau carré.
- En principe, n’utilisez pas de sceaux représentatifs ou de sceaux bancaires.
- Peut également être utilisé avec des HANKO imprimés
- Différences entre les HANKO préparés par les entrepreneurs individuels et les indépendants
Je vais expliquer chacun en détail.
Le HANKO utilisé pour les factures est généralement un sceau carré.
Le HANKO utilisé pour les factures est généralement un sceau carré. Kakuin fait référence à un HANKO portant le nom de l'entreprise. Bien que l'enregistrement du HANKO ne soit pas requis, la particularité est qu'il peut être utilisé comme un sceau que l'émetteur du document reconnaît comme un document d'entreprise. C’est pourquoi les timbres carrés sont généralement utilisés pour tamponner les factures.
Les sceaux représentatifs et les sceaux bancaires sont HANKO pour d'autres occasions importantes, il est donc inapproprié de les utiliser pour tamponner des factures. Des tampons carrés doivent être utilisés si possible, mais sinon, des tampons en caoutchouc ou des tampons pénétrants à l'encre peuvent également être utilisés.
Fondamentalement, les sceaux représentatifs et les sceaux bancaires ne sont pas utilisés sur les factures.
Lors du cachet d'une facture, le sceau du représentant ou le sceau bancaire n'est généralement pas utilisé.
Le sceau représentatif fait référence au sceau enregistré auprès du Bureau des affaires juridiques au moment de la création de la société. La marque est caractérisée par le « sceau du directeur représentatif » et le titre du poste au centre, ainsi que le nom de l'entreprise gravé autour. Il n'est pas utilisé pour créer des factures car il est tamponné sur les contrats et lors des demandes de démarches.
D'autre part , un sceau bancaire fait référence au HANKO est remis à l'institution financière lors de l'ouverture d'un compte. Il est utilisé pour les dépôts, les retraits et l'émission de factures et de chèques, il n'est donc pas utilisé pour les factures comme le sceau représentatif. Fondamentalement, les tampons carrés sont utilisés pour créer des factures.
Peut également être utilisé avec des HANKO imprimés
Il n'y a aucun problème même si le HANKO apposé sur la facture est imprimé. En fait, les entreprises qui émettent régulièrement plusieurs factures peuvent utiliser un HANKO imprimé au lieu d’un sceau enregistré.
Les HANKO utilisés sur les factures ne sont pas déterminés par la loi, les HANKO imprimés ont donc le même effet juridique que les sceaux enregistrés. Cependant, certaines entreprises interdisent l'utilisation de HANKO imprimés.
Lorsque vous utilisez un HANKO imprimé, vérifiez auprès de l’autre personne s’il peut être utilisé.
L'impression de bordereaux de Hanko Shop 21 vous permet également d'imprimer des timbres carrés en vermillon. Vous pouvez également utiliser notre service de HANKO électronique pour créer des empreintes de sceau à utiliser dans les logiciels de bureau, les PDF et les services de contrats électroniques.
Différences entre les HANKO préparés par les entrepreneurs individuels et les indépendants
Veuillez vous référer à ce qui suit pour connaître la différence entre les HANKO préparés par les propriétaires individuels et les indépendants.
| HANKO à préparer | |
| Entreprise individuelle avec nom commercial |
|
| Entrepreneur individuel sans nom commercial / Freelance |
|
Le sceau représentatif est généralement un double cercle avec le nom du représentant gravé dans le cercle intérieur et le nom de l'entreprise gravé dans le cercle extérieur. Lors de l'échange d'un contrat formel, un sceau du représentant est requis pour montrer le degré de confiance.
Pour les sceaux bancaires, dans les cas où il y a un nom commercial, utilisez un double cercle avec un «HANKO bancaire » à l'intérieur. Il s’agit d’un HANKO indispensable pour ouvrir des comptes d’épargne et effectuer des dépôts et retraits en entreprise.
Les timbres carrés sont apposés sur les factures et autres formulaires. Si vous êtes un entrepreneur individuel ou indépendant sans raison sociale, un cachet circulaire avec votre nom personnel gravé dessus et un cachet bancaire suffisent. Si vous avez un nom commercial, vous pouvez préparer en toute sécurité un sceau carré sur lequel sont écrits le nom de l'entreprise et le nom commercial.
Points à noter lors de l'utilisation de HANKO sur les factures
Lorsque vous utilisez un HANKO sur votre facture, veuillez noter les points suivants :
- Lorsque vous tamponnez un HANKO, ne cachez pas complètement le nom de l’entreprise.
- Si le HANKO est mal estampillé, il peut devenir inutilisable comme preuve.
- N'utilisez pas de marques de correction
Je vais expliquer chacun en détail.
Lorsque vous tamponnez un HANKO, ne cachez pas complètement le nom de l’entreprise.
Lorsque vous tamponnez les HANKO, ne cachez pas complètement le nom de l’entreprise. Le cachet sera apposé sur une partie du nom de l’entreprise. Lors du tamponnage, veillez à appuyer dessus vers la droite.
Si le HANKO est mal estampillé, il peut devenir inutilisable comme preuve.
Si vous tamponnez incorrectement la HANKO, elle peut devenir inutilisable comme preuve. C'est une erreur non seulement d'appuyer de manière à masquer complètement le nom de l'entreprise, mais aussi de laisser le HANKO flou ou mal aligné.
Dans le cas peu probable d’un problème, il vous sera peut-être demandé de présenter la facture comme preuve, alors assurez-vous de la tamponner correctement.
N'utilisez pas de marques de correction
N'utilisez pas de cachets correcteurs sur les factures. En effet, les timbres ne sont pas apposés sur les factures, sauf dans le but d'augmenter la solvabilité en les apposant après le nom de l'émetteur de factures. En plus des marques de correction, les corrections utilisant des lignes doubles, du ruban correcteur ou du liquide correcteur ne sont pas autorisées.
Si vous découvrez une erreur lors de la création d'une facture, nous la recréerons correctement et l'émettrons à nouveau. Il faut du temps pour tout réécrire à la main, alors essayez de faciliter la réémission à l'aide d'un ordinateur ou d'un système d'émission de factures.
Avantages de l'utilisation de HANKO électroniques pour les factures
Les avantages de l’utilisation de HANKO électroniques pour les factures sont les suivants.
- Efficacité de travail accrue
- Vous pouvez réduire vos coûts en optant pour la dématérialisation
Je vais expliquer chacun en détail.
Efficacité de travail accrue
L'utilisation de HANKO électroniques pour les factures peut augmenter l'efficacité du travail. Normalement, l’idée de base est d’imprimer le document que vous avez créé puis de le tamponner. Cependant, ce n’est pas efficace car l’impression et le tampon prennent du temps.
Les HANKO électroniques apposent des HANKO numérisés sur des documents créés électroniquement. Par conséquent, l’avantage est que cela peut réduire considérablement la quantité d’effort requis par rapport à l’estampage utilisant des méthodes normales.
Vous pouvez réduire vos coûts en optant pour la dématérialisation
En introduisant des HANKO électroniques, vous pouvez vous attendre à réduire les coûts grâce à la dématérialisation. L'introduction des HANKO électroniques signifie que les documents à tamponner seront également numérisés. En conséquence, il n’est pas nécessaire d’avoir recours à des imprimantes, du papier, de l’encre, etc. pour imprimer des documents, ce qui réduit considérablement les coûts de fonctionnement.
S'il y a des défauts dans les documents, vous pouvez les corriger sur votre ordinateur puisque les données sont numérisées. Pour les factures apposées avec des HANKO électroniques, les échanges entre les deux parties, tels que les approbations et les contrats, peuvent être complétés sous forme de données, éliminant ainsi le besoin de coller des tampons ou de les envoyer par courrier.
De plus, puisque les données des documents sont numérisées, il n’est pas nécessaire de disposer d’un espace de stockage tel qu’une armoire. Il est également intéressant de pouvoir facilement consulter les données documentaires dont vous avez besoin en accédant à Internet, sans avoir à trouver le document que vous recherchez parmi une énorme quantité de documents.
Comme décrit ci-dessus, en promouvant les opérations sans papier avec l'introduction de HANKO électroniques, il est possible de réduire les coûts de fonctionnement et d'améliorer l'efficacité du travail.
Inconvénients de l'utilisation de HANKO électroniques pour les factures
L'utilisation de HANKO électroniques pour les factures présente les inconvénients suivants :
- Travail nécessaire pour introduire les HANKO électroniques
- Il est possible que le taux de pénétration soit faible et qu’il ne soit pas reconnu.
Je vais expliquer chacun en détail.
Travail nécessaire pour introduire les HANKO électroniques
Lors de l’introduction des HANKO électroniques, il est nécessaire de modifier le flux commercial, ce qui peut nécessiter beaucoup d’efforts. Son implantation au sein de l'entreprise peut prendre un certain temps, car cela modifiera considérablement les règles d'approbation et d'approbation.
De plus, avec l’introduction des HANKO électroniques, de nombreux documents devront être numérisés, ce qui nécessitera une grande quantité de ressources pour leur préparation. Il est donc vrai que l’introduction de HANKO électroniques n’est pas facile.
Il est possible que le taux de pénétration soit faible et qu’il ne soit pas reconnu.
Un autre inconvénient des HANKO électroniques est que leur taux de pénétration est faible. La culture du timbre est très répandue au Japon, et nombreux sont ceux qui pensent que « je ne peux pas imaginer apposer autre chose qu'un sceau enregistré ». Certains partenaires commerciaux n'autorisent pas l'utilisation de HANKO électroniques lorsque des cachets sont requis pour les contrats, etc.
Cependant, il semble que si les réformes juridiques liées aux livres numériques se poursuivent à l'avenir, le faible taux de pénétration des transactions électroniques et des HANKO électroniques sera résolu. Une façon d’envisager l’avenir consiste à introduire des HANKO électroniques, même si ce n’est que partiellement.
résumé
Cette fois, nous vous avons expliqué comment apposer un HANKO sur une facture. Même si une facture peut être valable sans cachet, elle est considérée comme plus fiable si elle est cachetée. Dans le cas peu probable où un procès surviendrait en raison d’un problème, cela constituera une preuve très fiable, vous devriez donc l’utiliser si possible.
Si vous ne souhaitez pas vous embêter à apposer un cachet sur votre facture, vous pouvez utiliser un HANKO électronique . Comme il suffit de tamponner la facture électronique, cela prend moins de temps que de la tamponner normalement. Il contribue également à un système sans papier, qui devrait améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire les coûts de fonctionnement.
Si vous souhaitez faciliter le tamponnage de vos factures, profitez-en pour envisager l'utilisation d'un HANKO électronique.
